Skip to main content

Vedtægter 2020

Vedtægter for Dansk Vestindisk Selskab som vedtaget på ekstraordinær generalforsamling den 21. sep. 2020

§ 1 Navn

Dansk Vestindisk Selskab” med den engelske undertitel „Danish West Indian Society”. Selskabets protektor: Hendes Majestæt Dronningen. Patron: Her Majesty Queen Margrethe II.
Selskabet, der er upolitisk, er stiftet på Valdemarsdagen den 15. juni 1917 som klubben „Dansk Vestindien” og reorganiseret i 1938 og i 1966 med samme navn. Den 27. oktober 1969 ændredes navnet til „Dansk Vestindisk Selskab”.
Selskabet har hjemsted i København.

§ 2 Formål

Selskabets formål er:
  1. at samle alle, der har eller har haft tilknytning til U.S. Virgin Islands, det tidligere Dansk Vestindien, samt alle andre, der har interesse i at opretholde og skabe kulturelle og venskabelige forbindelser til øerne, og bevare minderne om Dansk Vestindien
  2. at informere om og støtte interessen for U.S. Virgin Islands og dets historie i Danmark, samt støtte interessen for Danmark i U. S. Virgin Islands.

§ 3 Aktiviteter

Formålet søges gennemført ved:
  • Møder, sammenkomster, foredrag og anden foreningsvirksomhed
  • Udgivelse af et medlemsblad og andre publikationer f.eks. hjemmeside
  • Samarbejde og korrespondance med andre foreninger med tilsvarende formål
  • Formidling af personlige kontakter gennem gensidige besøg.

§ 4 Medlemmer

Som medlemmer kan alene optages personer / husstande. Dog kan efter aftale med Selskabets bestyrelse optages grupper, foreninger, selskaber o. l. med interesse for Selskabets formål og virke. Æresmedlemmer kan udnævnes af bestyrelsen efter forudgående godkendelse af generalforsamlingen.

§ 5 Medlemskab af anden organisation

Hvis det skønnes formålstjenligt, kan Selskabet kollektivt søge medlemskab af anden organisation. Før en sådan indmeldelse sker, skal den godkendes af generalforsamlingen.
Bestyrelsen kan beslutte udmeldelse af anden organisation. En sådan udmeldelse skal efterfølgende forelægges på en ordinær generalforsamling.

§ 6 Kontingent

Til dækning af Selskabets administration og løbende udgifter betaler Selskabets medlemmer kontingent.

Størrelsen af kontingentet fastsættes på den årlige ordinære generalforsamling, der kan bestemme at kontingentet for grupper, foreninger etc. i selskabet skal overstige kontingentet for personer.

Æresmedlemmer er kontingentfrie.

Ved indmeldelse efter den 1. juli udgør kontingentet det halve og ved indmeldelse efter 1. november opkræves ikke kontingent for de sidste måneder i året.

§ 7 Generalforsamlingen

Generalforsamlingen er Selskabets højeste myndighed.

For at kunne deltage i generalforsamlingen kræves medlemskab, og at medlemmet ikke er i kontingentrestance. Beslutninger - med undtagelse af den i paragraf 10 angivne - træffes ved simpelt flertal blandt de fremmødte.

Hvert medlem, herunder grupper, foreninger, selskaber m.v. har 1 stemme. Afstemninger og valg sker ved håndsoprækning. Skriftlig afstemning skal dog ske såfremt den samlede bestyrelse eller mindst fem tilstedeværende stemmeberettigede medlemmer forlanger det.

Stemmeafgivningen kan ske ved skriftlig fuldmagt til et tilstedeværende medlem, der dog kun kan repræsentere et medlem. Generalforsamlingen afvikles i henhold til forretningsorden udarbejdet af bestyrelsen. Der udarbejdes referat af forhandlingerne.

§ 8 Ordinær generalforsamling

Ordinær generalforsamling skal afholdes i det efterfølgende regnskabsår, senest den 30. juni.

På generalforsamlingen skal foretages:
  1. Valg af dirigent
  2. Beretning om Selskabets virksomhed i perioden
  3. Fremlæggelse af revideret årsregnskab
  4. Fastlæggelse af budget for indeværende og næstkommende regnskabsår, herunder fastlæggelse af medlemskontingent
  5. Behandling af fremsatte forslag
  6. Valg til Selskabets bestyrelse
  7. Valg af revisorer og en revisorsuppleant
  8. Eventuelt.
Generalforsamlingen skal indvarsles skriftligt af bestyrelsen med mindst 14 dages varsel.

Med indkaldelsen følger bestyrelsens forslag til dagsorden samt et ekstrakt af det reviderede regnskab med statusopgørelse for Selskabets virksomhed.

Forslag til dagsorden må være formanden i hænde senest 7 dage før generalforsamlingens afholdelse.

Generalforsamlingen må ikke behandle forslag, der ikke er rettidigt fremsat eller strider imod Selskabets vedtægter. Dog kan sager, der ikke er optaget på dagsordenen, henvises til behandling under punktet „Eventuelt” med henblik på drøftelse og eventuel afstemning af orienterende karakter.

Referat af forhandlingerne offentliggøres digitalt og bringes i førstkommende medlemsblad evt. i form af et resumé.

§ 9 Ekstraordinær generalforsamling.

Ekstraordinær generalforsamling indkaldes når et flertal i Selskabets bestyrelse beslutter dette, eller når mindst 25 stemmeberettigede medlemmer indgiver skriftlig begæring herom til bestyrelsen med udførlig angivelse af forslag til dagsorden.

Den ekstraordinære generalforsamling skal afholdes senest månedsdagen for begæringens modtagelse. Denne generalforsamling skal indkaldes med samme varsel som den ordinære generalforsamling jævnfør paragraf 8.

Hvis ikke mindst 2/3 af de medlemmer, som har begæret den ekstraordinære generalforsamling er til stede, bortfalder dagsordenen.

§ 10 Vedtægtsændringer og opløsning af Selskabet

Til vedtagelse af beslutninger, der vedrører ændring af Selskabets vedtægter, kræves, at mindst 2/3 af stemmerne på generalforsamlingen stemmer for. Beslutningen skal dog bekræftes på førstkommende ordinære eller ekstraordinære generalforsamling med almindelig stemmeflerhed blandt de fremmødte inkl. medlemmer med fuldmagt.

Til varetagelse af beslutninger, der går ud på opløsning af Selskabet, og disposition over Selskabets formue i tilfælde af opløsning, kræves, at mindst 2/3 af Selskabets stemmeberettigede medlemmer ved urafstemning stemmer for.

Såfremt ikke mindst 2/3 af Selskabets stemmeberettigede medlemmer deltager i afstemningen, skal beslutningen vedtages med almindelige stemmeflerhed blandt de fremmødte medlemmer på en ekstraordinær generalforsamling indkaldt i overensstemmelse med reglerne i paragraf 9.

§ 11 Bestyrelsen

Selskabets bestyrelse vælges af generalforsamlingen, og består af mindst 5 medlemmer og max. 10 medlemmer.

Bestyrelsen konstituerer sig selv. Der skal altid være udpeget en
  • Formand
  • Næstformand
  • Kasserer (fuldmagtshaver)
  • Sekretær
Bestyrelsesmedlemmerne vælges for en 2-årig periode, idet halvdelen af disse afgår skiftevis efter tur. Alle kan genvælges. Bestyrelsen forestår den daglige og sædvanlige virksomhed i Selskabet.

§ 12 Bestyrelsesmøder

Bestyrelsesmøder afholdes så ofte formanden eller mindst 2 bestyrelsesmedlemmer finder det fornødent.

Bestyrelsen er beslutningsdygtig når et flertal er til stede. Bestyrelsesmedlemmer kan ikke give fuldmagt til andre personer, men skal møde personligt for at kunne deltage i afstemninger.

Bestyrelsens beslutninger træffes ved almindelig stemmeflerhed. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende. Der udarbejdes referat af mødet.

Bestyrelsen holder gennem elektroniske nyhedsbreve løbende medlemmerne orienteret om sit arbejde.

§ 13 Tegningsregel

Selskabet forpligtes ved underskrift af formanden eller i dennes forfald næstformanden, samt et af de øvrige bestyrelsesmedlemmer. Køb, salg eller pantsætning af væsentlige aktiver bortset fra obligationer kræver dog vedtagelse på en generalforsamling.

§ 14 Regnskabsår

Selskabets regnskabsår følger kalenderåret.

En regnskabsekstrakt med revisionspåtegning udsendes til medlemmerne sammen med indkaldelsen til den årlige generalforsamling.

Generalforsamlingen vælger 2 revisorer og en revisorsuppleant. Valget gælder for et år. Årsregnskabet skal i revideret stand fremlægges for den ordinære generalforsamling med forslag om godkendelse af resultatopgørelse og status.

§ 15 Økonomi

Selskabets pengemidler og lignende forvaltes af bestyrelsen. Kassereren administrerer løbende ind- og udbetalinger.

Forpligtende kassebilag på mere end 1000 kr. skal underskrives af formanden eller i dennes forfald næstformanden, i begge tilfælde i forbindelse med et af de øvrige bestyrelsesmedlemmer, jævnf. paragraf 13, stk. 1. Kassebilag på mindre end 1000 kr. kan underskrives af kassereren alene.

Foreningens medlemmer hæfter ikke for foreningens forpligtelser.

§ 16 Udvalg

Selskabets bestyrelse har bemyndigelse til at nedsætte permanente og midlertidige udvalg til at arbejde med foreningsmæssige opgaver. Til udvalgsformænd udpeges normalt medlemmer af bestyrelsen.

§ 17 Kulturelle aktiviteter

Selskabet skal tilstræbe at have et beløb hensat med henblik på at yde støtte til kulturelle aktiviteter jfr. selskabets formål.

Regnskabet for de hensatte midler føres og revideres som udvalgsregnskaberne. Det hensatte beløb forøges gennem gaver, fondsbevillinger og lignende, ved salg af selskabets publikationer og gennem andre af selskabets egne indtægter, dog kun fra kontingentindtægterne efter forudgående godkendelse af beløbets størrelse på den årlige generalforsamling. De hensatte midler forvaltes af Selskabets bestyrelse.

§ 18 Eksklusion

Medlemmer, som på trods af påkrav ikke indbetaler kontingentet senest tre måneder herefter, kan af bestyrelsen slettes af medlemslisten.

Medlemmer, som gennem deres opførsel eller virksomhed skader Selskabet eller dets omdømme, kan af bestyrelsen slettes af medlemslisten. Sådanne medlemmer har dog ret til at påkære bestyrelsens beslutning for en generalforsamling. I mellemtiden er vedkommende udelukket fra at deltage i Selskabets sammenkomster.

§ 19

Ved disse vedtægters vedtagelse sættes alle tidligere vedtægter ud af kraft.

Således vedtaget på den ordinære generalforsamling onsdag den 23. oktober 2019 og bekræftet på ekstraordinær generalforsamling torsdag den 17. september 2020.


Dirigent: Klaus Lunøe
Formand: Lars Hven Troelsen